Canvis de torn, incidències, instruccions urgents, comunicacions internes o documentació laboral. Una part creixent del dia a dia de moltes empreses passa per WhatsApp. Especialment en aquelles organitzacions amb treballadors que no disposen d'ordinador ni de correu corporatiu.

Aquest és el buit que vol ocupar Ommnio, una empresa tecnològica fundada a Barcelona el 2019 que desenvolupa eines de comunicació basades en missatgeria instantània per a empreses i treballadors de primera línia.

La companyia parteix d'una realitat que, segons la seva cofundadora i CEO Anna Quintero, ha quedat durant anys fora de la transformació digital de moltes organitzacions: mentre els treballadors d'oficina disposen de correu electrònic, intranets, plataformes col·laboratives i múltiples aplicacions corporatives, una gran part de les plantilles continua depenent del seu telèfon personal per comunicar-se amb l'empresa.

Quintero va detectar aquesta situació abans de fundar Ommnio. Després de treballar en empreses com InfoJobs i com a consultora de diverses start-ups de l'ecosistema tecnològic de Barcelona, va identificar una paradoxa: els treballadors que no seuen davant d'un ordinador eren també els que rebien menys eines digitals.

"WhatsApp va resoldre un problema que les empreses tenien mal resolt: fer arribar un missatge a algú que no seu davant d'un ordinador", explica Quintero a Metadata. La seva adopció, però, no va ser necessàriament una decisió estratègica. Simplement es va convertir en el canal disponible.

Quan WhatsApp és l'única eina

Botigues, magatzems, fàbriques, restaurants, centres logístics o obres comparteixen una característica: bona part dels seus professionals treballen lluny d'una pantalla d'ordinador.

Per a aquests empleats, la comunicació corporativa tradicional pot resultar inaccessible. No tenen un correu electrònic de feina o no consulten habitualment una intranet. I quan l'empresa necessita comunicar una incidència o coordinar un canvi de torn, el mòbil personal es converteix en el canal més immediat.

Ommnio vol substituir WhatsApp com a canal de comunicació laboral amb una plataforma corporativa pensada per als treballadors de primera línia.

"Quan l'única infraestructura disponible és el mòbil personal del treballador, WhatsApp no és una elecció, és el que queda", resumeix la cofundadora d'Ommnio.

La companyia catalana va construir la seva proposta precisament al voltant d'aquesta experiència. La seva plataforma busca oferir una experiència de missatgeria instantània semblant a les aplicacions que els treballadors ja utilitzen, però separant la comunicació personal de la corporativa.

L'objectiu és reduir la fricció. Perquè, segons Quintero, una alternativa tecnològicament més avançada però difícil d'utilitzar té un risc evident: que els treballadors continuïn tornant al grup de WhatsApp.

Recuperar el control de la comunicació laboral

El principal canvi que proposa Ommnio no és només substituir una aplicació per una altra. És traslladar la comunicació laboral des dels dispositius i comptes personals cap a un entorn corporatiu.

Quan les instruccions, les incidències o els canvis de torn es produeixen en converses privades, una part de l'operativa de l'empresa queda distribuïda entre múltiples mòbils. Un responsable pot tenir converses amb desenes de treballadors. Un altre pot gestionar un grup diferent. I la informació pot acabar fragmentada en espais que l'organització no controla directament.

La tecnològica barcelonina aposta per separar la comunicació personal de la laboral per millorar la privacitat i la desconnexió digital.

Això també limita la capacitat de l'empresa per comunicar-se de manera directa amb tota la plantilla. "Cada comandament es converteix en un canal aïllat", apunta Quintero. La conseqüència és que resulta més difícil enviar una mateixa informació de manera immediata a totes les persones afectades o rebre'n resposta sense dependre de múltiples intermediaris.

Per a Ommnio, la tecnologia ha de permetre que l'empresa arribi directament a qualsevol treballador, independentment de si treballa en una oficina o en un centre operatiu.

Aquesta és una de les diferències que la companyia vol explotar des de Barcelona: crear eines digitals específicament pensades per a una plantilla que tradicionalment ha quedat al marge del programari empresarial.

La traçabilitat com a nou repte

La necessitat de controlar millor la comunicació interna coincideix amb un context de més exigències normatives. Les empreses no només necessiten enviar informació. En determinades situacions, han de poder demostrar què van comunicar, a qui, quan i si en va quedar constància.

Aquest repte apareix en àmbits com la prevenció de riscos laborals, els protocols interns, la comunicació de canvis o la gestió de documentació. "Ho vam dir al grup no és acreditació", afirma Quintero.

La traçabilitat és un dels conceptes centrals de la proposta d'Ommnio. La companyia entén que una comunicació corporativa ha de poder reconstruir-se posteriorment amb garanties: saber qui l'ha emès, quin treballador l'ha rebut i, quan sigui necessari, deixar constància de lectura o acceptació.

La traçabilitat permet acreditar què s'ha comunicat, a qui, quan i si el treballador n'ha deixat constància de recepció.

Aquest canvi serà especialment rellevant en un entorn regulador en què les organitzacions hauran d'acreditar cada vegada més processos davant de treballadors, inspeccions o possibles conflictes.

La futura normativa europea sobre transparència salarial és un dels exemples que destaca Quintero. Les empreses hauran de gestionar noves comunicacions amb la plantilla i disposar de mecanismes per demostrar que la informació ha arribat als destinataris corresponents. Segons la cofundadora d'Ommnio, moltes organitzacions tenen aquest problema resolt per al personal d'oficina, però no per als treballadors de primera línia.

Una eina per a l'empresa, però també per al treballador

La traçabilitat acostuma a associar-se al control empresarial. Però Ommnio defensa que també pot funcionar en sentit contrari.

Un registre de comunicacions pot acreditar que una empresa ha informat d'una determinada qüestió, però també pot demostrar que un treballador va comunicar una incidència, va alertar d'un risc o va fer una petició sense obtenir resposta. "La traçabilitat és bidireccional", assenyala Quintero.

Aquesta visió ha portat la companyia a ampliar la seva plataforma amb Ommnio Sign, una eina de signatura digital integrada en la mateixa aplicació. La solució permet signar documents des del mòbil utilitzant mecanismes biomètrics del dispositiu, sense necessitat d'utilitzar certificats digitals o facilitar dades de contacte personals.

La incorporació de la signatura respon a la mateixa lògica que la plataforma de comunicació: evitar que els treballadors hagin de sortir de l'entorn que ja utilitzen per completar processos administratius o laborals.

Separar la feina de la vida personal

Un altre dels eixos de la proposta d'Ommnio és la desconnexió digital. La missatgeria instantània ha esborrat una part de la frontera entre el temps de feina i el temps personal. Quan la comunicació laboral arriba a través de la mateixa aplicació que utilitza una persona per parlar amb la família o els amics, separar ambdós espais és més difícil.

Per a Quintero, una política interna sobre desconnexió digital té poc recorregut si el canal utilitzat permet que els responsables continuïn enviant notificacions a qualsevol hora. "Una política que conviu amb un grup de WhatsApp on el responsable escriu a les onze de la nit és una política de paper mullat", assegura.

Moltes empreses tenen eines digitals per al personal d'oficina, però continuen depenent del mòbil personal per comunicar-se amb la resta de la plantilla.

La tecnologia pot actuar aquí com una eina de compliment. Ommnio planteja que les comunicacions corporatives puguin arribar només dins de determinats horaris i que l'espai laboral quedi separat del personal.

Aquesta qüestió és especialment rellevant en empreses amb sistemes de torns. Una comunicació enviada a una part de la plantilla pot arribar a altres persones que estan descansant o que ni tan sols treballen aquell dia.

Una alternativa pensada per als treballadors de primera línia

El mercat dels treballadors sense escriptori és el principal espai de creixement de l’empresa barcelonina. Quintero considera que el desequilibri en la digitalització empresarial continua sent important. Gran part del programari corporatiu s'ha dissenyat per a persones que treballen davant d'una pantalla, mentre que sectors sencers han resolt les seves necessitats de comunicació amb eines personals.

Ommnio vol ocupar aquest espai amb una proposta basada en tres elements: missatgeria instantània, absència de dependència de dades de contacte personals i eines que respectin els horaris laborals.

L'empresa ha desenvolupat la seva activitat sense capital risc, una decisió que Quintero atribueix a la voluntat de construir el projecte amb un model propi de creixement.

Des de Barcelona, la companyia treballa amb la idea que la comunicació interna és una infraestructura empresarial i no només una eina de recursos humans.

El risc de digitalitzar sense arribar a tothom

Per a Quintero, un dels errors habituals de les organitzacions és pensar la comunicació només des de la direcció cap a la plantilla. La realitat és més complexa. També existeix la comunicació horitzontal entre equips, la coordinació del dia a dia i les converses necessàries perquè l'operativa funcioni.

Per això, abans d'incorporar una nova plataforma, considera necessari analitzar quines eines utilitzen realment els treballadors. "Si el canal de facto és WhatsApp, no es pot ignorar", afirma. La clau és entendre per què s'utilitza i oferir una alternativa que no introdueixi barreres innecessàries.

Aquest és, en definitiva, el repte que Ommnio vol resoldre: aconseguir que les empreses puguin arribar a tots els seus treballadors sense obligar-los a convertir les seves aplicacions personals en una extensió permanent de la feina.

Ommnio defensa que digitalitzar la comunicació interna només té sentit si l'eina arriba efectivament a la majoria dels treballadors.

WhatsApp continuarà formant part de la vida personal de milions de persones i, previsiblement, també de les relacions informals entre companys. Però la comunicació que afecta directament l'operativa d'una empresa està entrant en una etapa diferent.

Amb més exigències de privacitat, traçabilitat i desconnexió digital, les empreses necessiten saber no només com envien un missatge, sinó també on viu aquesta comunicació i què passa quan cal recuperar-la.

I és en aquest canvi on Ommnio vol situar-se: com l'alternativa corporativa a una eina que durant anys ha resolt, de manera informal, un problema que moltes empreses encara no havien digitalitzat.

La vostra prova prèmium s'ha acabat