Les finances acostumen a ser una tasca manual, repetitiva i vulnerable a errors. Per tal de treure de sobre de les empreses aquesta part, l’any 2021 va néixer Dost, una start-up amb una doble motivació: estalviar temps i costos i millorar la qualitat del procés. En forma de plataforma, automatitza el cicle de compra a pagament de punta a punta i vol esdevenir una solució de referència en automatització financera basada en intel·ligència artificial (IA). “Vèiem que, en les empreses tradicionals, i fins i tot en organitzacions molt digitals, el processament de factures continuava sent un coll d’ampolla que consumia hores, generava fricció interna i feia perdre control”, explica el CEO i cofundador de la companyia, Adam Barbera.

La plataforma SaaS –software com a servei– “automatitza de punta a punta la gestió financera vinculada a la facturació, tant en comptes a pagar com en comptes a cobrar, i hi afegeix una capa de control i visibilitat perquè l’equip financer treballi amb dades i no amb intuïcions”, recalca Barbera. Entre les possibilitats que contempla, hi ha la recepció i captura de documents amb un portal propi, perquè l’intercanvi de factures i documents sigui ordenat i traçable; l’extracció intel·ligent de dades o els fluxos d’aprovació adaptats a la realitat de cada empresa, amb control d’excepcions i responsabilitats. Hi ha també el control dels pagaments, el seguiment dels comptes a cobrar o el monitoratge de mètriques i quadres de comandament. “La idea és que l’equip financer deixi de ‘picar dades’ i passi a gestionar excepcions, accelerar decisions i tenir control real del procés, amb tot centralitzat i traçable”, sintetitza.

Dost busca, amb la seva plataforma, que l’equip financer deixi d’introduir dades i passi a gestionar excepcions, accelerar decisions i tenir el control real del procés

Un dels errors habituals en la facturació és degut als humans, sobretot quan hi ha l’entrada manual de les dades, les validacions disperses i les aprovacions encallades. Dost busca reduir aquest risc, ja que l’automatització no es limita a la lectura de la factura, sinó a validar-la, contrastar-la i fer-la circular pels circuits d’aprovació adequats. Segons apunta el CEO i cofundador de l’empresa, es redueixen més d’un 80% els costos administratius i aconsegueix multiplicar per 2,5 la productivitat. A part, permet assolir precisions superiors al 95%, eliminant pràcticament l’error humà en la captura, la validació i el tractament de dades. “La plataforma dona visibilitat i control en temps real –l’estat de cada factura, colls d’ampolla, temps de cicle, pendents d’aprovació, excepcions–, perquè el departament financer pugui governar el procés i no anar apagant focs”, complementa.

Processament de documents financers complexos

La plataforma és resultat d’un conjunt de tecnologies enfocades a processar documents financers complexos amb fiabilitat. Sobretot, fa ús de la intel·ligència artificial, com en l’extracció de dades, la lectura de documents no estructurats, mapatges de dades complexos o la conciliació, arribar al màxim nivell de detall línia a línia. També utilitza connectors amb els principals ERPs –Planificació de Recursos Empresarials– i fonts de dades per operar integrats i no en paral·lel.

Adam Barbera: “Dost està pensada per sectors amb molts proveïdors, moltes factures i processos que, si no estan automatitzats, generen ineficiències cada setmana”

“Dost està pensada sobretot per a empreses mitjanes i grans, perquè és on el retorn és més immediat i mesurable”, relata Barbera, “ara bé, els proveïdors, siguin empreses o autònoms, sí que es beneficien directament del sistema, perquè poden enviar la documentació pel portal i tenir seguiment de l’estat de les factures i els pagaments, reduint correus, trucades i malentesos”. Els sectors on més interès ha despertat la plataforma, ara per ara, són aquells on hi ha volum documental i complexitat operativa, com la indústria manufacturera, química, alimentació i begudes, construcció i automoció i logística. “Són sectors amb molts proveïdors, moltes factures i processos que, si no estan automatitzats, generen ineficiències cada setmana”, puntualitza el CEO.

Adaptació a Verifactu, el sistema de l’AEAT

Dost ja ha incorporat l’emissió de factures preparada per Verifactu, el sistema de l’Agència Estatal de l’Administració Tributària (AEAT), que serà obligatori a partir del 2027. Les empreses poden adaptar-se al nou sistema sense complicacions tècniques i sense canviar la manera de treballar, tot des del mateix portal. Entre les activitats que permet, hi ha l’enviament de les factures a l’AEAT, la signatura digital de cada factura, la generació del codi QR a cada document o disposar d’un arxiu centralitzat i preparat per a auditories dels registres de facturació electrònica. En definitiva, s’alinea amb el nou reglament.