La transformació digital és un els conceptes que més en voga es troba entre les empreses i les organitzacions. Les primeres han entès que cal abordar-ho per optimitzar els resultats econòmics, però la tecnologia encara té deures pendents pel que fa a la seva integració entre les entitats del tercer sector. Segons l’informe Estat de la Digitalització al Tercer Sector elaborat per l’m4social, el 62% de les entitats socials tenen un grau de maduresa digital intermedi motivat per la introducció d’eines que han solucionat una problemàtica concreta. En bona part dels casos es tracta d’una resposta pel desconeixement sobre les opcions que hi ha a mercat o d’una falta de professionals amb perfil TIC, una situació que la Taula del Tercer Sector Social vol pal·liar amb un programa de suport en aquesta transició de la mà de voluntaris. Una figura que actua com una mena de xerpa en la digitalització.

L'Associació Tapís és una de les entitats que s'ha adherit al programa. L'objectiu inicial era treballar sobre l'àrea de Recursos Humans i la de projectes per tal d'agilitzar la gestió del personal contractat i de portar un control més acurat dels usuaris als seus programes. "Vam veure clar que podíem fer més fàcil el seguiment d'iniciatives com la d'inserció laboral amb un calendari o una assignació de feines digitalitzada, volíem millorar el procés que ja seguíem amb programes més bàsics", exposa la tècnica d'implementació del pla estratègic, Trini Molist.

La participació en el programa de la Taula del Tercer Sector els va permetre comptar amb l'acompanyament d'un professional dedicat a la consultoria i assessorament en transformació digital. "Nosaltres no estàvem familiaritzats amb tot això, de manera que tenir algú que s'hi dedica, va ser clau per conèixer quines opcions hi havia al mercat i per adquirir uns mínim coneixements per fer anar cada solució", afegeix.

Les entitats socials veuen la digitalització com un element secundari per la manca de coneixement tecnològic i de les eines disponible al mercat

El primer pas va ser fer una radiografia de l'entitat: qui són, què fan i què necessiten. Una informació bàsica per passar després a analitzar els recursos i les eines que s'empraven. "Aquesta feina ens va donar una visió general de tot i ens va fer veure que fins ara havíem estat buscant solucions específiques per a problemes específics en comptes de pensar en gran i programes que podrien cobrir les nostres necessitats, però també anar més enllà", explica Molist.

El pla dissenyat consta de tres fases. Tot i que actualment l'associació encara es troba en un estadi primerenc, ja han vist resultats: "Hem canviat alguns processos de treball i estem formant l'equip, i l'acompanyem en la resistència al canvi. El proper pas serà implementar un programa de gestió de persones treballadores i voluntàries". Una solució que no només facilita la feina de gestió de documents i tasques, sinó que també garanteix que les dades es desen de manera segura. A més a més, han substituït el treball en xarxa per l'ús d'un servidor que permet la connexió en remot, i es preveu un reforç en l'àrea de comunicació i mitjans digitals socials.

Obrir els ulls amb la pandèmia

La Federació Salut Mental Catalunya també ha fet un tomb intern gràcies a la digitalització de processos. La pandèmia va ser un punt d'inflexió que va demostrar com és d'important la transformació interna i la integració de la tecnologia. Tal com recorda la coordinadora de l'àrea de Participació, Voluntariat i Gènere, Laura Pellisé, la primera decisió presa durant el confinament va ser contractar Zoom, però ben aviat van veure que "és una eina per fer només reunions i calia anar més enllà". "Vam haver de buscar eines per garantir l'activitat de l'associació, però calia un canvi profund que sols no podíem abordar perquè no tenim el coneixement ni cap persona amb perfil tècnic", afegeix.

"Cal algú que t'ensenyi tot el potencial per aprofitar les possibilitats que ofereix la tecnologia i descobrir que pots obrir nous fronts"

La persona voluntària que els va ajudar es dedicava a l'enginyeria, un fet que permet incorporar una "mirada diferent i experta" a l'anàlisi que van fer de les necessitats de l'entitat. "Vam aterrar les idees i ser pràctics per anar a buscar una solució integral que ens ajudés en el present i garantís cobrir necessitats futures si creixem", apunta Pellisé. La seva tria va ser Microsoft com a proveïdor de programari, el qual cobreix des de la comunicació interna fins a la gestió de dades, entre altres. I va ser precisament en la relació dels membres de l'equip i amb persones externes amb qui treballen col·laborativament on més ràpidament van notar una millora.

Ara els empleats de la federació estan en plena fase de formació per aprendre a utilitzar totes les funcionalitats que permet el programari escollit. "Inicialment, només fas servir el xat i quatre coses més, cal algú que t'ensenyi tot el potencial per aprofitar les possibilitats que ofereix la tecnologia i, fins i tot, descobrir que pots obrir nous fronts", afirma la responsable, "pot ser un gran aliat, però no sempre sabem ni podem veure-ho".