A finals del 2021, en una roda de premsa encara amb rostres tapats per la mascareta i amb una acceleració sobtada d’entorns com el comerç electrònic, les videotrucades o l’ús d’eines per al treball a distància pel confinament provocat per la covid-19, el govern espanyol va anunciar la creació del programa Kit Digital. La proposta estava formada per diverses convocatòries que s’estendrien fins al 2023 i que havien de permetre que pimes de menys d’un màxim de 49 treballadors rebessin ajudes econòmiques per adquirir solucions digitals per millorar la presència a la xarxa, la ciberseguretat o la gestió de proveïdors i clientes, entre altres. Quatre anys després, l’executiu acaba de llançar una nova onada de subvencions adreçades a empreses d’entre 50 i 250 treballadors per incorporar eines d’intel·ligència artificial. Ja no es tracta només de digitalització, sinó d’ajudar l’economia a pujar al tren de la innovació.

El programa va engegar amb una inversió de 500 milions d’euros d’un total de 3.067 milions d’euros en el marc dels fons europeus Next Generation uns mesos després de la presentació, el març del 2022. Des d’aleshores, s’han obert cinc convocatòries i s’hi ha sumat més d'11.200 agents digitalitzadors arreu d’Espanya, que són totes les empreses capacitades per oferir alguna de les 14 solucions que incorpora el catàleg de serveis subvencionats. Les ajudes oscil·len entre els 2.000 euros i els 29.000 euros segons el servei i la mida de la companyia, un topall de màxims que ha crescut un 141,67% amb la inclusió de les empreses de fins a 250 empleats.

Amb data de setembre d’enguany, s’havien esgotat 1.900 milions d’euros del total disponible per ajudar a 462.000 empreses. Segons les dades més recents aportades per Red.es, l’ens públic encarregat de la gestió, ja s’han atorgat més de 68.000 ajudes per valor de 300 milions d’euros a Catalunya.

Digitalització dels processos més bàsics

El Grup Parlem és una de les companyies que es va acreditar com a agent digitalitzadors en la primera convocatòria, quan hi havia 10 categories i s’adreçava només a empreses d’entre 10 i 49 treballadors. “Hem treballat totes les categories i això ens ha fet tenir una demanda molt diversificada, des d’autònoms que volien tenir un web, fins a empreses que buscaven millorar en ciberseguretat”, apunta el responsable de Vendes de l’àrea Parlem Tech, Jordi Bartés, qui valora la iniciativa com “una oportunitat per a les empreses que feia temps que volien millorar”.

En funció de la mida de l’empresa, la sol·licitud de serveis sufragats per l’ajuda varien. En el cas dels autònoms o les companyies més petites, hi ha un interès elevat pel programari de facturació i de comptabilitat, com també dels CRM per a les tasques de màrqueting i comercials, i per a la gestió dels contactes, o eines per al control horari. En el cas de les empreses mitjanes que integren en la seva estructura àrees com els recursos humans, se cerquen solucions per a la gestió del personal, però també recursos per al control de flotes o control de l’estoc de magatzems.

Les empreses busquen fer més eficients les tasques de facturació i comptabilitat, les de màrqueting i comercials, o el control horari mitjançant el Kit Digital

Malgrat que s’han anat ampliant les categories de serveis inclosos al Kit Digital, Bartés creu que la demanda de les ajudes ha anat a la baixa: “Els que vam arribar molt d’hora, vam tenir molta capacitat de captació. Era la novetat i tothom en tenia interès. Vam ser àgils en el seu moment i hem anat mantenint de forma regular l’activitat, però últimament estem notant que, sobretot en el segment de les empreses mitjanes, la demanda s’ha reduït”. En canvi, assenyala la categoria dels autònoms com la que més moviment continua generant, motivada amb l’obertura de la quarta convocatòria per facilitar l’adquisició de material tecnològic nou.

De l’interès a la consciència

Qualsevol companyia interessada en les ajudes pot fer un test en línia per identificar els punts febles que es poden reforçar. Això és només un primer pas per començar a dibuixar el projecte que els agents digitalitzadors proposen abans de rebre l’aval de la concessió de les ajudes, però és una passa necessària per entrar en la cursa de la digitalització. Un camí que alhora porta cap a la conscienciació. “Els agents parlem amb el client i fem pedagogia sobre la importància de digitalitzar. Serveix per facilitar la feina en processos lents i per reforçar la protecció contra els ciberatacs”, apunta Bartés, “per sort, cada vegada més empreses veuen això com una inversió i no com una despesa”.

Per això, el primer contacte que genera el Kit Digital se centra a donar resposta a la petició del client, que, segons el responsable de Vendes de Parlem Tech, té com a objectiu principal “un benefici econòmic directe”. “Després, analitzem la situació de cada empresa i fem propostes millorar en altres àrees que tindran un impacte beneficiós de forma indirecta en el rendiment del negoci”, afegeix. I és en el catàleg de programari específic per a la protecció, la privacitat i la seguretat on més s’ha de picar pedra perquè els empresaris vegin que hi ha molt marge de millora.

Algunes empreses han deixat sense concloure el procés de digitalització perquè no poden o no volen fer front a la inversió que suposa després de rebre les ajudes

Però no tot són flors i violes. La companyia de telecomunicacions també s’ha trobat amb clients que han deixat el procediment de digitalització a mitges. “Alguns aprofiten l’ajuda i milloren en certs aspectes, però aturen tot el procediment quan veuen que l’any següent han de renovar llicències o invertir més diners”, relata, “ho veuen com una despesa i cancel·len el servei perquè no tenen prou recursos o no han acabat d’entendre que és una proposta a llarg termini”.

Ara s’espera que l’obligatorietat de facturar mitjançant programari específic per al sector privat faci reviure la petició de solucions. La normativa entrarà en vigor totalment el 2026 i per a empreses amb una facturació superior als 8 milions d’euros, però els agents digitalitzadors ja estan notant més interès en aquest segment. També per part de pimes que volen deixar de banda els documents d’Excel i Word per emetre factures. En paral·lel, el sector empresarial està a l’espera de la publicació de les especificacions de la NIS2 a Espanya, les quals obligarà les companyies de sectors crítics a incorporar mesures de seguretat més fortes.

Una arma de doble tall

A banda de les dificultats pròpiament vinculades a la comercialització dels serveis, existeix una barrera burocràtica important: el pagament de les ajudes i el llenguatge de les sol·licituds. Ho ha vist de ben a prop el CEO i cofundador de SoftDoit, Lluís Soler, qui assegura que no un, sinó una desena de proveïdors de la start-up han hagut d’esperar durant més d’un any i mig per rebre les quanties de cadascun dels projectes presentats a les ajudes del Kit Digital. La companyia posa en contacte empreses que necessiten una solució amb proveïdors de programari tenint en compte les característiques i requisits individuals, per això ha vist com els principals afectats han estat les pimes que s’han fet agents digitalitzadors: “Ells fan una proposta als seus clients i envien la justificació del pla de digitalització al govern espanyol. Des que es fa el primer pas fins que arriba l’ajuda, perquè el client final no paga res en cap moment, poden passar tres, sis, nou mesos o més d’un any”.

Tot això comporta destinar una part de la plantilla a gestionar burocràtiques que no està a l’abast de totes les organitzacions. Soler explica que les empreses més grans han incorporat talent nou només per cobrir aquest pic de feina i han notat un increment en la xifra de negoci, però lamenta que per a les més petites “no és viable”. “Parlar amb l’administració és lent i feixuc, especialment si després del diàleg també s’han de fer números i batallar amb elements com l’IVA”, concreta. “Ha estat un impuls molt interessant per a la digitalització, però també ha suposat un mal de cap”, afegeix.

Els tràmits lents, la dificultat per incloure determinades solucions en els requisits del Kit Digital i l’avançament dels diners per part dels agents digitalizadors són els principals problemes

Per part de Parlem Tech, Bartés confirma aquest escenari i lamenta que tampoc han ajudat ni el sistema de validació ni les característiques de les solucions proposades a les subvencions: “Hi ha gent gestionant les ajudes i rebent les justificacions dels projectes que no tenen prou coneixement tècnic. Els protocols són massa estrictes i tancats, i això fa que les definicions que ells fan de les tecnologies no sempre siguin exactament iguals a les que nosaltres proposem, que ho fem d'acord amb les particularitats i necessitats de cada client”. I és que cada fabricant i cada solució té una operativa diferent, però amb un resultat equiparable, el problema arriba quan això no s’adequa a les bases. En aquest cas, la paperassa es torna de cop i volta encara més feixuga i amb més passos per arribar a l’aprovació definitiva. “El Kit Digital ha dificultat introduir altres tecnologies i sistemes, i ens ha obligat a repetir taques de forma recurrent per esmenar tot el que hem presentat d’inici i s’ha rebutjat. Al final, sempre s’ha aconseguit justificar tot, però ha costat”, denuncia.

En l’ampli ventall d’incidents que relaten els agents digitalitzadors es poden trobar processos iniciats, però sense cobrar. Bartés posa com a exemple el petit nombre de clients que, enmig de la millora en digitalització, han fet un canvi de nom i això els ha exclòs del tràmit. “En aquests casos, el procés es cancel·la i l’agent digitalitzador s’ha d’espavilar per perseguir el client i cobrar la feina feta. Els agents digitalitzadors som massa vulnerables”, apunta.

Tant Soler com Bartés afirmen que l’administració pública espanyola és conscient de les traves, però en cap moment al llarg dels quatre anys s’han fet passes endavant per solucionar-ho. MetaData ha traslladat la crítica a Red.es, qui ha assenyalat que el sistema de tramitació funciona adequadament mitjançant eines de robotització i intel·ligència artificial que “redueixen la càrrega burocràtica, disminueix el nombre de documents per presentar i redueix els terminis de concessió”. Segons fonts del governamentals, el sistema actual triga al voltant de 3 minuts a tramitar les peticions que són correctes i de 15 dies a concedir les ajudes “si la sol·licitud és correcta”. L’organisme remarca que els terminis de pagament són de 60 dies i que hi ha diversos canals oberts als agents digitalitzadors davant qualsevol trava.