Des de fa temps —i especialment des de la passada pandèmia— és habitual sentir o llegir que les empreses, especialment les pimes, necessiten digitalitzar-se per continuar avançant.

La digitalització empresarial consisteix a traslladar o transformar metodologies, dades, eines o processos a entorns digitals, amb l’objectiu de guanyar eficiència, seguretat i productivitat. Aquests processos han de ser estratègics i adaptats a les necessitats de cada negoci. No es tracta d’automatitzar tasques, sinó d’entendre com la tecnologia pot ser un gran aliat per obtenir objectius empresarials.

I a mesura que les empreses es digitalitzen, i que aquesta transformació els permet créixer i obrir noves portes, els comporta la necessitat de viatjar, coordinar equips i optimitzar recursos.

I aquí és on apareix el concepte ‘travel tech’, que es refereix a l’ús de la tecnologia per a millorar, simplificar i personalitzar el sector dels viatges. En el cas concret de la gestió dels viatges corporatius, un àmbit que involucra molts proveïdors especialitzats i es caracteritza per la seva atomització, la digitalització encara presenta un recorregut ampli, a causa de les particularitats i necessitats concretes de cada una de les empreses clients, i en definitiva és un gran repte per a tots els actors de l’ecosistema. No obstant això, aquest escenari està canviant: ja existeixen eines tecnològiques que permeten optimitzar els processos interns de gestió dels viatges empresarials, millorant-ne l'eficiència, reduint la despesa i facilitant-ne el control.

"El concepte ‘travel tech’ es refereix a l’ús de la tecnologia per a millorar, simplificar i personalitzar el sector dels viatges"

Aquestes solucions digitals permeten, entre d’altres, centralitzar les reserves de diversos serveis en una única plataforma, amb una gestió totalment digital que evita desenes d’emails i trucades, optimitzant temps, en oferir un ampli dossier de companyies i tot el seu inventari: reservar vols, hotels, trens o d’altres serveis.

També ofereixen altres avantatges, com ara implementar polítiques de viatges per controlar les despeses i ser molt més eficients, fer un seguiment precís dels viatges dels empleats i vetllar per la seva seguretat, millorar l’experiència d’usuari amb interfícies intuïtives, o l’autogestió de viatges per part dels mateixos viatgers. Aquest últim avantatge és un factor important a tenir en compte, sobretot degut a l’arribada de les noves generacions natives digitals al món laboral.

D’altra banda, també permeten facilitar les gestions administratives i alhora millorar l’eficiència en gestió, automatitzant tasques administratives, integracions amb els programes de gestió, garantir mètodes de pagament segurs o aplicar protocols avançats de protecció de dades (com la tokenització de contrasenyes, dades personals o targetes de crèdit).

I no menys important, possibiliten millorar l’experiència del viatger, aportant la digitalització de documents, oferint processos de check-in digitals, tenint accés a la informació en temps real, així com poder contactar 24/7 per realitzar qualsevol gestió o resoldre possibles incidències. Tanmateix, tot això no seria possible sense la col·laboració i els partenariats entre empreses tecnològiques compromeses a desenvolupar solucions digitals que cobreixin el cicle complet d’un viatge corporatiu, i que s’uneixen per aportar solucions integrades a les empreses, com poden ser la gestió digital de tiquets o despeses vinculades als viatges o visites comercials, eines d’integració de dades i analítica, eines d’integració de serveis externs com pàrquings o taxis, entre d’altres.

"L’ús d’eines digitals per a la gestió de viatges d’empresa, permetrà a les empreses cometre menys errors humans o tenir un major control sobre la despesa"

En definitiva, l’ús d’eines digitals per a la gestió de viatges d’empresa, permetrà a les empreses cometre menys errors humans, tenir un major control sobre la despesa i el compliment de les polítiques de viatge internes, obtenir informació accessible i actualitzada a l’instant, reduir tasques repetitives i administratives i poder prendre decisions més àgils.

A més, la tecnologia també juga un paper clau en la sostenibilitat dels viatges. Ens pot ajudar a reduir l’ús de paper (per exemple, mitjançant la integració de bitllets digitals als wallets), calcular i comparar emissions de CO₂ segons el mitjà de transport utilitzat (com ara el tren, que emet un 80% menys d’emissions que l’avió, de mitjana), identificar allotjaments més sostenibles o facilitar programes de compensació d’emissions.

Ara bé, cap d’aquests avenços serà realment transformador si els directius i responsables d’empresa no es converteixen en els primers impulsors d’aquest canvi.

En conclusió, especialment en el cas de les pimes, cal entendre que la digitalització dels processos —i molt especialment dels viatges corporatius— no només incrementa l’eficiència i el control sobre la despesa, sinó que també contribueix a fer les organitzacions més sostenibles i preparades per al futur.