La covid-19 ha accelerat l’aplicació del teletreball a les empreses. El 2019 només un 7,9% dels empleats espanyols exercien habitualment la seva jornada laboral des de casa, segons apunta un estudi de la consultora Adecco, mentre que la xifra s’ha disparat fins a situar-se entre el 40% i el 55%, tal com es calcula en informes dels sindicats. Un creixement “salvatge”, “excessiu” o “inassumible”, en opinió de la majoria d’experts. I és que les companyies ja estaven fent els deures per introduir la tecnologia en el seu dia a dia, però encara estaven lluny d’aplicar al 100% el teletreball i, encara més, de comprendre què és l’smart working.

Qui més fàcil ho ha tingut és el sector TIC, ja que fer la jornada laboral a distància és part del seu dia a dia, però això no significa que les organitzacions no hagin estat exemptes d’alteracions. Tal com apunta la primera onada de l’informe Indicadors sobre l’impacte en l’entorn digital de la covid-19 presentat pel CTecno i el Departament de Polítiques Digitals i Administració Pública de la Generalitat, un 59,8% dels enquestats assegura que les seves rutines han canviat a causa de la pandèmia. S’ha notat especialment en aquelles organitzacions dedicades a la reparació, el comerç o la formació, on el contacte físic és un component important. L’estudi també assenyala que el 64% d’aquestes companyies tenia les eines i programari adequat per teletreballar de manera efectiva.

Un canvi integral de processos

Un exemple de com l’ecosistema TIC ha pogut treure pit en aquest confinament és Cisco. La multinacional va permetre ja des de principis de març el treball a distància arran de les primeres alertes, sense necessitat d’alterar de manera significativa les seves tasques. “No s’han hagut de canviar rutines, sinó continuar-les”, explica el director de Col·laboració a Cisco Espanya, Michel Rodríguez, “gràcies a les nostres eines, el 90% de la plantilla ja es beneficiava d’alguna modalitat de teletreball”. Un sistema telemàtic que els ha permès evitar prop de 500.000 desplaçaments a escala global en 10 anys i reduir prop del 70% dels costos dels viatges de feina.

Aquest mateix sistema de treball és el que segueix Microsoft. Segons explica el director de ModernWorkplace i Ciberseguretat a Espanya, Miguel Ángel Cervera, és un model “flexible que implica que els empleats puguin adaptar l’horari a les necessitats i ubicació en tot moment”. Per això, l’entrada en vigor de l’estat d’alarma no ha suposat cap gran trasbals, sinó aplicar lleus modificacions per adaptar-se a les particularitats del moment.

Totes dues empreses il·lustren el concepte de smart work, o treball intel·ligent, el qual el director general de la consultora Setesca, Jordi Damià, descriu com “un canvi integral en els processos interns per ser més eficient amb totes les interconnectivitats que es fan amb tercers”. “L’ordinador permet moltíssimes coses, però cal modificar el procés per fer efectiva l’eina”, afegeix, i és que té molt clar que el teletreball forçat que s’ha aplicat en el context del coronavirus s’allunya molt de l’ideal que hauria de ser.

Damià: “No es pot equiparar fer videotrucades a crear extranets i intranets per a proveïdors o per a clients i aportar un valor afegit als processos”

Durant les primeres setmanes de confinament, la consultora va rebre una infinitat de peticions d’assessorament i suport per a la implementació de les jornades laborals a distància de sectors i companyies diverses. Però la majoria tenien com a objectiu principal trobar eines que els permetessin, d’una banda, “controlar que es complia la jornada laboral” i, de l’altra, “solucions bàsiques per poder comunicar-se i fer les mateixes feines”. En pocs casos, lamenta Damià, es va fer la reflexió sobre com aprofitar la situació per fer aquest canvi de mentalitat cap a la plena integració dels suports informàtics en la gestió estratègica. “No es pot equiparar fer videotrucades a crear extranets i intranets per a proveïdors o per a clients i aportar un valor afegit als processos i anar cap a un smart working real”, especifica, per això es mostra pessimista cap a la presa de consciència real respecte de les virtuds en l’aplicació de la tecnologia en la gestió.

Una realitat molt diferent de la de l’àmbit TIC, aquesta excepcionalitat és part de la normalitat i la base per a un altre sistema de treball. “Tenim eines de missatgeria i de videoconferència, però també solucions que integren tots els canals: xat, vídeo, compartició d’arxius i escriptori, i emmagatzematge i gestió de projectes al núvol”, explica Rodríguez de Cisco. Aquestes eines, també usades a Microsoft, són les que han permès anar cap a un model smart working basat, en opinió de Cervera, “en la confiança de l’empresa i la responsabilitat del treball, amb una gestió per objectius en lloc del presentisme, i que suposa el repte de passar a valorar productivitat i resultats”.

Avançar a poc a poc cap a l’eficiència

Un dels motius pels quals costa fer aquest canvi de mentalitat al teixit empresarial, segons el consultor de Setesca, és la pròpia estructura econòmica d’Espanya: “Està basada en sectors com el turisme i la construcció on la informàtica i el treball a distància no tenen lloc. Si tinguéssim més empreses tecnològiques i de valor afegit, seria diferent”.

Un altre enemic a combatre és el presentisme. “Encara avui és una barrera”, reconeix Rodríguez, “però set de cada 10 companyies espanyoles consideren que l’ús de les eines de col·laboració augmenta la seva productivitat”. En aquest sentit, Cervera apunta directament cap al núvol a la solució més ben valorada: “És el catalitzador que democratitza l’accés a les eines que permeten innovar i gestionar el dia a dia amb independència de la mida de l’empresa”.

Més enllà del sector TIC, el directiu de Microsoft assenyala el sanitari, financer, esports, alimentació, indústria i comerç com àmbits que estan entrant amb més convenciment en la digitalització de processos.

Donar més valor a la informàtica

A la creença que en equips petits no cal introduir altres sistemes i que és una inversió massa elevada, s’hi suma la percepció de la informàtica. “La tecnologia mai ha estat ben entesa ni aprofitada”, lamenta Damià, “ho demostra que pocs CIOs estan al comitè de direcció i no depenen del director general o financer”. El consultor demana que les escoles de negocis incloguin les eines tecnològiques com a part d’altres assignatures i no com una més: “Deixem de parlar d’informàtica aïllada i parlem de finances o màrqueting digital”. Des de la seva experiència, considera que no es pot parlar d’una gestió de processos eficient i més intel·ligent si no es deixa de banda la idea que la tecnologia és un complement i no part de la mateixa presa de decisions.

Cervera: “L’alta direcció ha d’entendre que la transformació digital ha d’anar de la mà d’un canvi de cultura transversal”

Tot això va de la mà de la visió de l’equip directiu, per això el consultr demana fer més pedagogia sobre els beneficis: “El canvi depèn de la visió del CEO i la majoria no tenen la visió de la informàtica com a eina transformacional. Com tampoc els CIOs són capaços d’explicar en termes econòmics dels beneficis que aporta”. Per aquest motiu, demana compartir bones pràctiques com les que ja apliquen grans empreses del sector TIC. Només així es pot parlar amb números reals la reducció de costos i l’augment de la productivitat amb el pas al smart working.

Però amb això no n’hi ha prou, opina Cervera, qui assegura que la gran bretxa es dona en la capacitació de la plantilla i no tant en la inversió tecnològica o la consideració dels equips de tècnics. “L’alta direcció ha d’entendre que la transformació digital ha d’anar de la mà d’un canvi de cultura transversal, però també d’atracció de talent i inclusió dels treballadors en ell”, defensa. En aquest sentit demana que alhora que s’apliquen solucions tecnològiques, es preparin formacions per capacitar les persones que han d’utilitzar les noves eines i per estar-ne al dia a mesura que evolucionen. “La clau per tenir èxit en la nova economia digital és posar a disposició de les persones tecnologia intel·ligent per amplificar el seu enginy i la seva creativitat”, conclou.